Migration Excel 2007

Effectivement, beaucoup de choses ont changé mais la plus visible reste certainement la partie supérieure de la fenêtre.

C'est pour la bonne cause ! En effet, les éléments dont vous avez besoin sont désormais plus visibles et plus facilement accessibles. Au lieu d'avoir une trentaine de barres d'outils masquées et des commandes enfouies dans les menus, vous disposez d'un centre de contrôle, le ruban, qui réunit toutes les commandes essentielles et les affiche de façon à les distinguer très nettement.

Lorsque vous expérimenterez la nouvelle présentation, vous remarquerez que les commandes que vous connaissez déjà sont regroupées d'une manière qui vous paraîtra tout à fait logique.

Découvrez la nouvelle interface et préparez-vous à utiliser une toute nouvelle version d'Excel, bien plus conviviale.

Le ruban inclut trois composants de base :

 

• Les onglets. Sept onglets se trouvent en haut du ruban, chacun d'eux représentant les tâches principales que vous effectuez dans Excel.
  

  
   

• Les groupes. Chaque onglet inclut des groupes qui réunissent des éléments connexes.
  

  
   

•  Les commandes. Une commande est un bouton, une zone de saisie d'informations, ou encore un menu.
  

 

Par où commencer ? Par le début, bien sûr, le premier onglet.

Les principales commandes d'Excel sont regroupées sous le premier onglet, l'onglet Accueil. Il inclut les commandes identifiées par Microsoft comme étant les plus souvent utilisées pour la réalisation de tâches de base dans les feuilles de calcul.

Ainsi, les commandes Coller, Couper et Copier se retrouvent au premier plan dans le groupe Presse-papiers de l'onglet Accueil. Viennent ensuite les commandes de mise en forme de polices dans le groupe Police. Quant aux commandes permettant de centrer le texte ou de l'aligner à gauche ou à droite, elles figurent dans le groupe Alignement. Enfin, les commandes utilisées pour insérer des cellules, des lignes, des colonnes et des feuilles de calcul sont placées dans le groupe Cellules.

Les groupes permettent de réunir les commandes dont vous aurez vraisemblablement besoin pour un type de tâche donné. Elles restent affichées et sont facilement accessibles pendant toute la réalisation de la tâche au lieu d'être masquées dans des menus. Vous pouvez voir ces commandes essentielles au-dessus de votre espace de travail.

Pour illustrer le caractère pratique de cette nouvelle présentation, prenons l'exemple suivant : si vous souhaitez que le texte soit affiché sur plusieurs lignes d'une cellule, vous n'avez plus à sélectionner une commande d'un menu, puis un onglet dans une boîte de dialogue et enfin l'option en question. Désormais, il vous suffit de cliquer sur Renvoyer à la ligne automatiquement dans le groupe Alignement de l'onglet Accueil. Vous mettrez cette action en application au cours de l'exercice pratique.

Créez un graphique en cliquant sur un bouton dans le groupe Graphiques de l'onglet Insertion. Les onglets Outils de graphique deviennent alors accessibles : Création, Disposition et Mise en forme.

Les commandes présentes sur le ruban sont celles que vous utilisez le plus. Au lieu d'afficher en permanence toutes les commandes, Excel 2007 affiche certaines d'entre elles selon l'action que vous effectuez.

Si, par exemple, votre feuille de calcul ne contient pas de graphique, les commandes en rapport avec les graphiques ne sont pas nécessaires.

Mais une fois que vous créez un graphique, le groupe Outils de graphique apparaît et propose trois onglets : Création, Disposition et Mise en forme. Ces onglets incluent les commandes vous permettant de manipuler des graphiques. Le ruban change en fonction de vos actions.

Utilisez l'onglet Création pour déplacer le graphique ou changer de type de graphique, l'onglet Disposition pour changer le titre du graphique ou d'autres éléments ou encore l'onglet Mise en forme pour ajouter des couleurs de remplissage ou modifier les styles de ligne. Lorsque votre graphique est terminé, cliquez en dehors du graphique. Les Outils de graphique disparaissent. Pour les réafficher, cliquez à l'intérieur du graphique.

Si vous ne voyez pas en permanence toutes les commandes dont vous pensez avoir besoin, ne vous inquiétez pas. Commencez votre tâche. Excel vous affichera les commandes nécessaires au moment où vous en aurez besoin.

 

 

Cliquez sur la flèche dans la partie inférieure d'un groupe pour obtenir d'autres options, le cas échéant.

 Cliquez sur la flèche dans le groupe Police.

 La boîte de dialogue Format de cellule s'affiche.

La présence de cette flèche (appelée Lanceur de boîte de dialogue) dans le coin inférieur droit d'un groupe indique que d'autres options sont disponibles pour le groupe. Cliquez sur cette flèche pour afficher une boîte de dialogue ou un volet Office.

Par exemple, sous l'onglet Accueil, le groupe Police propose toutes les commandes les plus souvent utilisées pour modifier la police : des commandes pour modifier la police et sa taille, pour la mettre en gras, en italique ou pour lui appliquer un soulignement.

Si vous souhaitez accéder à d'autres options, par exemple l'attribut Exposant, cliquez sur la flèche à droite de l'intitulé Police pour afficher la boîte de dialogue Format de cellule qui propose l'option Exposant, ainsi que d'autres options associées aux polices.

 

 

Ajouter un onglet accès rapide

Si vous estimez que certaines commandes fréquemment utilisées ne sont pas aussi facilement accessibles que vous le souhaiteriez, vous pouvez les ajouter sans problème dans la barre d'outils Accès rapide, située au-dessus du ruban lorsque vous démarrez Excel 2007. Les commandes de cette barre d'outils sont toujours visibles et accessibles.

Si, par exemple, vous utilisez la fonctionnalité de filtre automatique tous les jours et que vous voulez éviter de cliquer chaque fois sur l'onglet Données pour accéder à la commande Filtrer, vous pouvez ajouter la commande Filtrer dans la barre d'outils Accès rapide.

Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur l'option Filtrer sous l'onglet Données, puis cliquez sur Ajouter à la barre d'outils Accès rapide.

Pour supprimer un bouton de cette barre d'outils, cliquez avec le bouton droit sur le bouton de la barre d'outils, puis cliquez sur Supprimer de la barre d'outils Accès rapide.

Cliquez sur Lire pour voir comment ajouter un bouton à la barre d'outils et comment le supprimer.

 

Touches Accélératrices

Si vous utilisez plus le clavier que la souris, vous souhaiterez connaître les raccourcis clavier dans Excel 2007.

Le ruban inclut de nouveaux raccourcis. Pourquoi ? Parce que cette modification présente deux avantages considérables par rapport aux versions précédentes :

• Des raccourcis pour chaque bouton sur le ruban.
  
• Des raccourcis qui nécessitent souvent moins de touches.
  

Utilisation des nouveaux raccourcis

Les nouveaux raccourcis ont également un nouveau nom : les touches accélératrices. Appuyez sur ALT pour les afficher.

Les touches accélératrices existent pour tous les onglets du ruban, toutes les commandes de tous les onglets, la barre d'outils Accès rapide et le bouton Microsoft Office.

Appuyez sur la touche correspondant à l'onglet que vous souhaitez afficher. Cette action a pour effet d'afficher toutes les touches accélératrices de cet onglet. Ensuite, appuyez sur la touche correspondant à la fonction souhaitée.

Qu'est-il advenu des anciens raccourcis clavier ?    Les anciens raccourcis clavier commençant par CTRL existent toujours et fonctionnent de la même façon qu'auparavant. Par exemple, CTRL+C permet toujours de copier des éléments dans le Presse-papiers et CTRL+V permet toujours de coller des éléments à partir du Presse-papiers.

Pour plus d'informations, reportez-vous à l'aide-mémoire à la fin de la leçon.

 

Mode Mise en Page

Le ruban est loin d'être la seule nouveauté d'Excel 2007. Le mode Mise en page en est une autre. Si vous avez déjà utilisé le mode Page de Microsoft Office Word, vous serez ravi de voir Excel doté d'avantages similaires.

Pour voir le nouvel affichage, cliquez sur le bouton Mode Mise en page de la barre d'outils Affichage dans la partie inférieure droite de la fenêtre ou cliquez sur l'onglet Affichage du ruban, puis cliquez sur Mode Mise en page dans le groupe Affichages classeur.

En mode Mise en page, vous pouvez voir les marges de page en haut, en bas et sur les côtés de la feuille de calcul ainsi qu'un peu d'espace bleu entre les feuilles de calcul. Les règles situées en haut et sur les côtés de la page vous permettent d'ajuster les marges. Vous pouvez activer et désactiver les règles comme bon vous semble (pour ce faire, cliquez sur Règle dans le groupe Afficher/Masquer de l'onglet Affichage).

Avec ce nouvel affichage, il n'est plus nécessaire d'afficher un aperçu avant impression pour modifier votre feuille de calcul avant son impression. Vous en saurez plus à ce sujet dans la leçon suivante.

En mode Mise en page, il est très facile d'ajouter des en-têtes et des pieds de page. Lorsque vous tapez dans la nouvelle zone d'en-tête et de pied de page en haut ou au bas d'une page, l'onglet Création s'affiche et propose toutes les commandes nécessaires à la création de vos en-têtes et de vos pieds de page. Mais une fois encore, cette procédure sera expliquée plus en détail dans la leçon suivante.

Vous pouvez afficher chacune des feuilles de calcul d'un classeur dans le mode le plus adapté à celle-ci. Il vous suffit de sélectionner un affichage dans la barre d'outils Affichage ou dans le groupe Affichages classeur de l'onglet Affichage pour chaque feuille de calcul. Les affichages Normal et Aperçu des sauts de page y figurent tous deux.

Conseil    Si vous aimez le mode Mise en page mais que vous préférez laisser moins d'espace dans les marges, vous pouvez masquer une partie de cet espace, comme l'explique l'exercice pratique à la fin de la leçon.

 

Résolution

Tout ce qui a été dit jusqu'à présent est valable si vous avez une résolution d'écran élevée et que la fenêtre Excel est agrandie. Si ce n'est pas le cas, les choses se présentent différemment. Comment ? Comme ceci :

Basse résolution   Si vous avez défini une résolution d'écran peu élevée, par exemple 800 x 600 pixels, quelques groupes du ruban n'afficheront que le nom du groupe, mais pas les commandes du groupe. Vous devrez cliquer sur la flèche figurant sur le bouton du groupe pour en afficher les commandes.

Par exemple, sous l'onglet Affichage, le groupe Afficher/Masquer comporte plusieurs commandes permettant d'afficher ou de masquer divers éléments. Avec une résolution supérieure, toutes les commandes du groupe Afficher/Masquer apparaissent. En résolution 800 x 600, le bouton Afficher/Masquer est visible, mais pas les commandes du groupe.

Dans ce cas, cliquez sur la flèche du groupe Afficher/Masquer pour afficher les commandes du groupe.

Les groupes qui affichent uniquement le nom du groupe en résolution plus basse sont ceux qui comportent les commandes les moins fréquemment utilisées.

Taille réduite    Quelle que soit la résolution définie, si vous réduisez la fenêtre Excel à une certaine taille, certains groupes n'afficheront que leur nom et vous devrez cliquer sur la flèche du bouton du groupe pour afficher toutes les commandes.

Tablet PC    Si vous utilisez un Tablet PC avec un écran plus petit, vous constaterez que le ruban s'ajuste et affiche des versions plus petites des onglets et des groupes. Avec un écran plus grand, le ruban affiche des versions plus grandes de ceux-ci.